KI-Kompetenz-Nachweis: Was im Audit wirklich zählt (Checkliste)

Stell dir vor, eine Aufsichtsbehörde fragt morgen bei deiner Schule nach: „Zeigen Sie uns Ihren Nachweis der KI-Kompetenz." Was legst du auf den Tisch?

Kurze Antwort

Ein belastbarer Nachweis besteht aus vier Teilen: einem Schulungsregister (wer, wann, was, welches Ergebnis), personenbezogenen Zertifikaten, einer schriftlichen KI-Leitlinie und einem Auffrischungsplan. Fehlt einer der vier Bausteine, ist der Nachweis lückenhaft — selbst wenn tatsächlich geschult wurde.

Die Checkliste

Schulungsregister

• Liste aller Personen, die mit KI arbeiten (inkl. Honorarkräfte und Verwaltung)
• Je Person: Datum, Kursinhalt, Testergebnis
• Regelmäßig aktualisiert, nicht nur einmalig erstellt

Zertifikate

• Ein Dokument pro Person, nicht nur eine Teilnehmerliste
• Enthält Name, Inhalte, Umfang, Datum, Ergebnis
• Aufbewahrt an einem Ort, den mehr als eine Person findet

KI-Leitlinie

• Schriftlich, mit Datum und verantwortlicher Person
• Regelt erlaubte und verbotene Nutzung konkret
• Jährlich überprüft (Datum der nächsten Prüfung steht drin)

Auffrischung

• Turnus festgelegt (empfohlen: jährlich)
• Neue Tools und Rechtsänderungen werden eingepflegt
• Auch hier: pro Person dokumentiert, nicht pauschal

Wie ein Audit in der Praxis abläuft

Realistisch geht es nicht um eine Razzia, sondern um eine Anfrage im Anlassfall — nach einer Beschwerde, einem Vorfall, einer Routineprüfung. Die Behörde will in wenigen Minuten sehen: Wer war betroffen, wurde geschult, ist es belegt? Ein sauberes Register beantwortet das in einem Blick. Ohne Register beginnt stattdessen eine langwierige Rekonstruktion aus E-Mails und Erinnerungen — genau das willst du vermeiden.

Häufige Lücken

Drei Dinge fehlen in der Praxis am häufigsten: Honorarkräfte werden im Register vergessen, obwohl die Pflicht sie einschließt (mehr dazu in unserem Honorarkräfte-Artikel). Die Verwaltung wird übersehen, weil „KI-Schulung" gedanklich nur bei Lehrkräften ankommt. Und die Auffrischung wird schlicht vergessen, weil die Erstschulung als „erledigt" abgehakt wurde — dabei veralten Tools und Rechtslage schneller als der Zwölf-Monats-Rhythmus vieler Schulen.

FAQ

Reicht ein Sammelzertifikat für die ganze Belegschaft?

Nein. Ein Auditor will sehen, dass jede Person individuell nachweisbar geschult wurde — ein Gruppenfoto vom Webinar ersetzt das nicht.

Was, wenn eine Person die Schulung nicht besteht?

Dann braucht sie eine Wiederholung, bevor sie im Register als „erledigt" markiert wird. Ein Testergebnis unter der Bestehensgrenze ist kein abgeschlossener Nachweis.

Wie lange müssen die Nachweise aufbewahrt werden?

Eine feste gesetzliche Frist speziell für Artikel-4-Nachweise gibt es nicht — üblich und sinnvoll ist, sie mindestens so lange aufzubewahren, wie die jeweilige Person bei euch tätig ist, plus eine angemessene Nachweisfrist danach.

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Dieser Artikel ist eine Einordnung für die Praxis, keine Rechtsberatung. Stand: 30. Juli 2026.